Informativa Whistleblowing

ALLEGATO B  

INFORMATIVA RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – WHISTLEBLOWING e UNI/PdR 125:2022  (ART. 13 REG. UE n. 2016/679 e D. LGS. n. 24/2023)  

 

Reynaldi S.r.l. Società Benefit (di seguito, “Titolare” o “Reynaldi” o “Società”) intende fornire, ai sensi di quanto  espressamente previsto dall’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito il “GDPR” o il “Nuovo Regolamento”), recante disposizioni a tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, nonché del D. Lgs. n.  24/2023, le seguenti informazioni: 

  1. Titolare del trattamento dei dati personali

Il Titolare del trattamento è Reynaldi S.r.l. Società Benefit con sede in via Torino 21/1, 10044 Pianezza (To) – https://www.reynaldi.it/ – Tel. 011 9588271. 

  1. Data Protection Officer

Il Titolare ha nominato un Data Protection Officer contattabile al seguente indirizzo e-mail dpo.reynaldi@argobs.com.  

  1. Canale interno di segnalazione

Il Titolare ha istituito un canale interno per la raccolta delle segnalazioni in forma cartacea tramite deposito delle  segnalazioni in busta chiusa, con la dicitura “riservata/personale”, nella cassetta per le segnalazioni denominata “box  di segnalazione” presente presso la sede della Società. 

Reynaldi S.r.l, inoltre, ha attribuito a Grazia Massa (Responsabile amministrativo e HR) la nomina di Responsabile  interno di Gestione e Vigilanza delle Segnalazioni. Il Responsabile di Gestione e Vigilanza delle Segnalazioni è pertanto  stato autorizzato dal Titolare del Trattamento all’accesso e al trattamento dei dati personali relativi alle segnalazioni  effettuate dai soggetti segnalanti e ha inoltre ricevuto adeguate istruzioni operative in merito. 

  1. Oggetto del trattamento dei dati personali

Il Titolare tratta:

  1. a) dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime) nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (es. nome, cognome), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo  postale/e-mail); 
  2. b) categorie particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione.
  3. Finalità del trattamento e base giuridica

I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:  

  1. a) gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del D. Lgs. n. 24/2023;
  2. b) adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;
  3. c) difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali. La base giuridica del trattamento è costituita:

per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del  trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);  

per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del  trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); 

per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR). 

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto  conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione. 

  1. Categorie di destinatari  

Alcuni trattamenti possono essere trattati da ulteriori soggetti terzi, ai quali Reynaldi S.r.l affida talune attività (o parte  di esse) per le finalità di cui al punto 5); tali soggetti saranno designati Responsabili del trattamento e sono ricompresi  nelle seguenti categorie: 

  1. a) consulenti e studi legali;
  2. b) società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale;
  3. c) figure interne all’azienda coinvolte nelle indagini;
  4. d) società di revisione;
  5. e) agenzie investigative;
  6. f) istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.
  7. Luogo di conservazione dei dati e ambito di comunicazione e diffusione

Il Titolare dichiara che la gestione e la conservazione dei dati personali avviene all’interno dell’Unione Europea. 

La Segnalazione sarà costudita, insieme a tutta la documentazione pervenuta, in un armadio chiuso a chiave nella  stanza del Responsabile di Gestione e Vigilanza delle Segnalazioni presso la sede della Società. 

I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea. 

  1. Modalità di trattamento e tempi di conservazione

Il trattamento sarà svolto in forma manuale, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del GDPR in materia di misure  di sicurezza, ad opera di soggetti appositamente incaricati e in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 del Nuovo  Regolamento e dall’art. 2-quaterdecies del D. Lgs. n. 196/2003. 

Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle  Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa  documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del D. Lgs. n. 24/2023. 

Il trattamento dei Suoi dati sarà conservato nei termini previsti dall’art. 14 del D. Lgs. n. 24/2023, ossia per il tempo  necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione  dell’esito finale della Segnalazione. 

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o,  se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente. 

  1. I diritti dell’interessato

In relazione ai dati oggetto del trattamento di cui alla presente informativa, all’interessato sono riconosciuti in  qualsiasi momento i seguenti diritti:

  1. diritto di accesso dell’interessato (art. 15 GDPR): l’interessato ha diritto di ottenere dal titolare conferma che sia o meno in corso un trattamento dei propri dati personali e, in tal caso, l’accesso alle informazioni espressamente previste dall’articolo citato, tra cui a titolo esemplificativo e non esaustivo le finalità del  trattamento, le categorie di dati e destinatari, il periodo di conservazione, l’esistenza del diritto di  cancellazione, rettifica o limitazione, il diritto di proporre reclamo, tutte le informazioni disponibili sull’origine  dei dati, l’eventuale esistenza di un processo decisionale automatizzato ai sensi dell’art. 22 del Regolamento,  nonché copia dei propri dati personali; 
  2. diritto di rettifica (art. 16 GDPR): l’interessato ha diritto di ottenere dal titolare la rettifica e/o l’integrazione dei dati personali inesatti che lo riguardano, senza ingiustificato ritardo;
  3. diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”) (art. 17 GDPR): l’interessato ha diritto alla cancellazione dei propri dati personali senza ingiustificato ritardo, se sussiste uno dei motivi espressamente previsti dall’articolo citato, tra cui a titolo esemplificativo e non esaustivo il venir meno della necessità del trattamento rispetto alle finalità,  la revoca del consenso su cui si basa il trattamento, opposizione al trattamento nel caso in cui sia basato su  interesse legittimo non prevalente, trattamento illecito dei dati, cancellazione per obblighi di legge, dati dei  minori trattati in assenza delle condizioni di applicabilità previsto dall’art. 8 del Regolamento; 
  4. diritto di limitazione di trattamento (art. 18 GDPR): nei casi previsti dall’art. 18, tra cui il trattamento illecito, la contestazione dell’esattezza dei dati, l’opposizione dell’interessato e il venir meno del bisogno trattamento da parte del titolare, i dati dell’interessato devono essere trattati solo per la conservazione salvo il consenso dello  stesso e gli altri casi previsti espressamente dall’articolo citato; 
  5. diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR): l’interessato, nei casi in cui il trattamento si basi sul consenso e sul contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati, potrà richiedere di ricevere i propri dati personali in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e ha diritto di trasmetterli a un altro  titolare; 
  6. diritto di opposizione (art. 21 GDPR): l’interessato ha diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali, nel caso in cui il trattamento sia basato su interesse legittimo non prevalente o venga effettuato per finalità di marketing diretto; 
  7. diritto di non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati (art. 22 GDPR): l’interessato ha diritto a non essere sottoposto ad una decisione, compresa la profilazione, basata unicamente sul trattamento automatizzato (ad esempio svolta esclusivamente tramite strumenti elettronici o programmi informatici); 
  8. diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali (art. 77 GDPR).

Ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy, si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da  parte dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione qualora dall’esercizio di tali diritti possa  derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante. 

  1. Esercizio dei diritti dell’interessato

L’Interessato/a può esercitare i Suoi diritti mediante richiesta scritta inviata a grazia.massa@reynaldi.it.  

L’esercizio di tali diritti è soggetto ad alcune eccezioni finalizzate alla salvaguardia dell’interesse pubblico (ad esempio  la prevenzione o l’identificazione di crimini). Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei summenzionati diritti,  sarà nostro onere verificare che Lei sia legittimato ad esercitarlo e Le daremo riscontro, di regola, entro un mese.